手順書が手順書の役割を果たしていない
ある程度人の入れ替わりがある職場では、作業手順書というものが存在すると思われます。簡単にいうと説明書ですね。
慣れていない人などでも作業ができるようにするものですね。
最近私はこれをよく作成するようになりました。
それはなぜか？新しい作業が増えたから？NOです。
正解は「今までの手順書がゴミだから」です(笑)
当初は絶望的でした
私が所属するチームは3人ほどの小さなチームなのですが、私が配属になったタイミングで他のメンバーも入れ替わりとなりました。
つまり結果としては知識がない3人で作業をすることになりました。
当然手順書はあったのですが・・・これがもうゴミ。絶望的に使えない。
あるのは画面のスクリーンショットと若干のメモのみ。
例えあるならオスローの壁画を見ながら作業をする感じですかね。
まずは手順書（と呼ぶゴミ）を解読する作業から始まります(笑)
なぜこうなったか？
なぜこんなことになってしまったかというと、手順書とは名ばかりで実際は作業者のメモ書きだったということです。
手順書を作った本人はもちろん内容も作業の手順もわかりますが、それ以外の人が見ることを考えていない。
うっかり忘れた時に見返すくらいの気持ちで作ったんだと思います。
それでは他の人が読んでも全くわからないのは当たり前です。
手順書の意義を考えてみる
ここで初心に振り返り、手順書とは何か？を考えてみましょう。
そうです。万人が同じ作業を行えるようにするためのものです。
当人だけがわかるものはメモ書きで手順書ではないのです。
それがここにいる人にはわかっていないために、このような事態が起きてしまっているのです。
手順書を書くには
手順書を書くには、とにかく「相手のことを思って書く」です。
もう少し噛み砕くと「相手」を想定するといいですね。
おすすめは「小学生」を想定してあげるといいです。
「業務知識が何もない小学生でも、この手順書を読めば作業自体は行うことができる。」を目標に書く。
そのためには「ここは少し省略してもいいだろう」と思うことはやめて、とにかく細かく丁寧に書く。
業務知識がある人はなんとも思わなくても、知識がない人は本当に些細なところでも悩みます。
その「些細」を潰してあげるのが手順書の役目です。
手順書に限ったことではないですが・・・
「相手の立場に立つ」ということは手順書の作成に限らず、全てのことに対してとても大事なことだと思います。
営業さんはお客様の立場になって考えてあげる、彼氏さんは彼女さんの立場になって考えてあげる、
こういうことの積み重ねで、売り上げが上がったり彼女とのケンカが無くなったり。
SNSでも相手の立場に一度立って考えてみることをすれば、誹謗中傷も減るとは思うんですけどね・・・
本当はそれで戦争もなくなればいいのですが・・・。
